Broninformatie
Begin met de juiste debiteur, contractafspraken en geleverde prestaties.
Praktische procesoplossing · SolvCRM+
Facturen controleren en goedkeuren
Een fout in tarief of adres wordt vaak pas gezien na versturen van de factuur. Maak een controlepunt voor bedrag, kostensoort en eventuele afwijking vóór de definitieve verzending.
Kort antwoord
Facturen controleren en goedkeuren
Controleer klant, btw, opdracht, bedrag, periode en bijlagen met heldere verantwoordelijkheden. Laat alleen bevoegde gebruikers een concept definitief maken of crediteren.
Procesonderdelen
Welke onderdelen dezelfde opdrachtinformatie gebruiken.
Verwerking
Gebruik gecontroleerde factuurregels en bijbehorende documenten zonder gegevens opnieuw over te typen.
Controle
Maak prijs, btw, factuurstatus en eerdere facturatie zichtbaar voor de bevoegde medewerker.
Vervolg
Koppel het resultaat aan verzending, betaling en de boekhoudadministratie als de inrichting dit ondersteunt.
Herkenbare situatie
Herkent u deze situatie?
Een factuur wordt verstuurd voordat uren, materiaalkosten of projectvoorwaarden zijn gecontroleerd.
De overdracht naar de volgende stap is niet voor alle betrokkenen duidelijk.
Verschillen tussen opdracht en afspraak en boekhouding en opvolging zijn niet altijd terug te vinden.
Dagelijkse praktijk
Zo ziet dit er in de praktijk uit
Een fout in tarief of adres wordt vaak pas gezien na versturen van de factuur.
Een projectfactuur bevat onverwacht materiaal; de bevoegde medewerker controleert de bijlage en prijs voordat de factuur definitief wordt.
Controleer klant, btw, opdracht, bedrag, periode en bijlagen met heldere verantwoordelijkheden.
- Brongegevens: de juiste debiteur, contractafspraken en geleverde prestaties
- Uitvoering: gecontroleerde factuurregels en bijbehorende documenten
- Controle: prijs, btw, factuurstatus en eerdere facturatie
In SolvCRM+
Wat gebeurt er vervolgens in SolvCRM+?
Een werkbare inrichting verbindt de juiste debiteur, contractafspraken en geleverde prestaties met verzending, betaling en de boekhoudadministratie.
Leg eerst de juiste debiteur, contractafspraken en geleverde prestaties vast op de correcte CRM-relatie of opdracht. De gegevens horen bij bestaande dossiers; er wordt niet automatisch een tweede klant aangemaakt.
Laat alleen bevoegde gebruikers een concept definitief maken of crediteren.
- Begin met één concreet dossier
- Controleer de overdracht en rechten
- Test een afwijking voordat u automatiseert
Proces in SolvCRM+
Zo loopt informatie gecontroleerd door het proces
Voor factuurvoorbereiding, verzending, debiteuren en boekhoudkoppeling is vooral de overdracht tussen stappen belangrijk: wie heeft wat vastgelegd en wat gebeurt er daarna?
- 01
Opdracht en afspraak
Leg afspraken, tarieven en eventuele contractperioden vast bij de relatie.
- 02
Werk en registratie
Verzamel goedgekeurde uren, orderregels of uitgevoerde werkzaamheden.
- 03
Controle
Controleer prijs, btw-behandeling en volledigheid van het factuurvoorstel.
- 04
Factuurvoorstel
Verstuur de factuur met een traceerbare status en het juiste document.
- 05
Boekhouding en opvolging
Werk betalingen en boekhoudstatussen bij op basis van de ingestelde koppeling.
Veelgestelde vragen
Vragen over deze procesinrichting.
De exacte mogelijkheden hangen af van de gekozen modules, inrichting, koppelingen en eventuele maatwerkuitbreidingen.
Hoe ziet de eerste stap er in de praktijk uit?
Een projectfactuur bevat onverwacht materiaal; de bevoegde medewerker controleert de bijlage en prijs voordat de factuur definitief wordt. Controleer klant, btw, opdracht, bedrag, periode en bijlagen met heldere verantwoordelijkheden.
Hoe voorkomt u fouten of dubbele invoer?
Gebruik de juiste debiteur, contractafspraken en geleverde prestaties als uitgangspunt. Controleer prijs, btw, factuurstatus en eerdere facturatie en werk pas daarna verder naar verzending, betaling en de boekhoudadministratie.
Kan dit aansluiten op onze huidige inrichting?
De bestaande SolvCRM+-modules zijn het uitgangspunt. Afwijkende workflows en externe koppelingen worden op aanvraag beoordeeld en zo nodig gecalculeerd. Maatwerk en licenties worden vooraf afgestemd; een SLA is een afzonderlijke serviceafspraak.
Uw eigen proces als uitgangspunt
Bekijk hoe SolvCRM+ uw huidige werkwijze kan verbinden.
Gebruik een echte aanvraag, offerte, order, project of werkbon in de demo. Dan wordt direct zichtbaar waar gegevens kunnen doorlopen en welke handmatige overdrachten kunnen verdwijnen.
Van analyse naar uitvoering
Bespreek uw situatie met SolvCRM+
Stel uw vraag of vraag een offerte aan. Uw eventuele scanuitkomst gaat mee met uw aanvraag.